در ابتدای نشست فوق سرپرست کاروان اعزامی به بازیهای آسیایی ناگویا ضمن بررسی روند جلسات گذشته و تصمیمات اتخاذ شده بر ضرورت هماهنگی هر چه بیشتر در برگزاری دوره های آموزشی برای کادر فنی و ورزشکاران اعزامی،دوره های معاینات پزشکی و دوپینگ و جلسات دیگر تاکید کرد. آماده سازی البسه و چمدان اعضای کاروان،خرید اقلام پزشکی که تاکنون مورد تأیید قرار گرفته است و پیگیری مستمر برای تأییدیه گرفتن دیگر اقلام پزشکی از سوی کمیته برگزاری بازیها،نحوه تهیه بلیت و همچنین چگونگی تحویل آی کارت برای برخی تیمهایی ملی که مستقیما عازم ژاپن میشوند،تعداد تیمها و ورزشکارانی که مورد معاینه پزشکی قرار گرفتند و برخی ورزشکاران که نیاز به معاینات متعدد جهت تأمین سلامتشان دارند،تأمین برخی نیازهای جانبی برای بعضی از تیمها که ممکن است توقفی هر چند کوتاه در مسیر اعزامی خود داشته باشند،تهیه عکس و فیلم از معاینات ورزشکاران و نفرات اعزامی جهت پوشش رسانهای در حین برگزاری بازیها از مهمترین موارد ذکر شده در این نشست بود. رضا شجیع رئیس مرکز نظارت بر تیم های ملی،اشکان اردیبهشت از فدراسیون پزشکی رزشی،عاطفه اسلامیان و فاطمه موسوی زاده از بینالملل،مرتضی ضرابی از پشتیبانی و تدارکات،محمود عبدالهی و حسین رامادان از روابط عمومی،رحیم برادری از تشریفات،سید احمد بابایی از امور مالی و لاله حاکمی از آکادمی ملی المپیک نفرات حاضر در این نشست بودند.